Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie NLP GmbH / UniTranslate Personendaten bearbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen, eine Offerte anfragen, Dokumente hochladen, uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren oder unsere Übersetzungsleistungen nutzen.

Verantwortliche Stelle

NLP GmbH / UniTranslate
Untere Wiltisgasse 5
CH-8700 Küsnacht ZH
Telefon: +41 44 545 55 07
E-Mail: info@unitranslate.ch
Website: https://unitranslate.ch/

Grundsatz

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Wir bearbeiten Personendaten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist: zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Erstellung von Offerten, zur Durchführung von Übersetzungsaufträgen, zur Kommunikation, zur Abrechnung, zur Sicherheit, zur Verbesserung unserer Website und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Website-Besuch und technische Daten

Beim Besuch unserer Website können technische Daten verarbeitet werden, zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Geräteinformationen und Fehlerprotokolle. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse, der Missbrauchsbekämpfung und der technischen Optimierung der Website.

Offertanfragen, Kontaktformular und Dokumentenuploads

Wenn Sie eine Offerte anfragen oder uns über ein Formular kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschte Dienstleistung, Zielsprache, Zielland bzw. Verwendungszweck, gewünschter Liefertermin, Lieferart, Nachricht und hochgeladene Dateien.

Bei Übersetzungsaufträgen können die eingereichten Dokumente besonders schützenswerte oder vertrauliche Informationen enthalten, zum Beispiel Ausweisdokumente, Zivilstandsurkunden, Diplome, Gerichtsdokumente, medizinische Unterlagen, Finanzunterlagen, Verträge oder Behördenkorrespondenz. Wir verwenden diese Inhalte zur Prüfung der Anfrage, zur Offertstellung, zur Durchführung des Auftrags, zur Qualitätssicherung, zur Beglaubigung, zur Lieferung und zur auftragsbezogenen Kommunikation.

Dokumente können technisch in geschützten Speichersystemen abgelegt und per E-Mail an zuständige interne Stellen weitergeleitet werden. Der Zugriff wird auf Personen und Dienstleister beschränkt, die ihn für Anfrage, Offerte, Übersetzung, Revision, Beglaubigung, Lieferung, technische Verarbeitung oder Abrechnung benötigen.

E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontakt- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Wenn Sie WhatsApp nutzen, gelten zusätzlich die Bedingungen und Datenschutzhinweise von WhatsApp bzw. Meta. Dabei können Kommunikationsdaten, Metadaten und Inhalte durch WhatsApp/Meta verarbeitet werden, gegebenenfalls auch ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Wenn Sie diesen Kanal nicht nutzen möchten, können Sie uns stattdessen über das Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren.

Übersetzungsleistungen, Beglaubigungen und Lieferungen

Zur Durchführung eines Übersetzungsauftrags können Personendaten und Dokumenteninhalte an interne Mitarbeitende, Projektleitung, Übersetzerinnen und Übersetzer, Revisorinnen und Revisoren, Notare, Stellen für Beglaubigungen, Versanddienstleister, Zahlungsdienstleister, IT-Dienstleister oder weitere Auftragsbeteiligte weitergegeben werden, soweit dies für den konkreten Auftrag erforderlich ist.

Bei notarieller Beglaubigung, Apostille, QES, Kurier- oder Postversand kann eine Weitergabe an die jeweils beteiligten Stellen notwendig sein. Verbindlich über Form, Beglaubigungsart und Anerkennung entscheidet immer die offizielle Empfängerstelle.

Bewerbungen und Zusammenarbeit mit Übersetzern

Wenn Sie sich bei uns bewerben oder als Übersetzerin, Übersetzer, Revisorin, Revisor oder sonstige Fachperson mit uns zusammenarbeiten möchten, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungs-, Kontakt-, Qualifikations-, Vertrags- und Abrechnungsdaten zur Prüfung, Kommunikation, Zusammenarbeit, Vertragsdurchführung und Abrechnung.

Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen: Einwilligung, vorvertragliche Massnahmen und Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtungen sowie berechtigte Interessen, insbesondere sicherer Websitebetrieb, Missbrauchsvermeidung, Kundenkommunikation, Qualitätssicherung und Direktmarketing im gesetzlich zulässigen Rahmen.

Nach schweizerischem Datenschutzrecht bearbeiten wir Personendaten nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Datensicherheit.

Kampagnen- und Herkunftsdaten bei Anfragen

Wenn Sie ein Formular absenden, übermitteln wir zusammen mit Ihren Angaben technische Herkunftsdaten: die Kampagnenparameter und Klick-Kennungen der URL, über die Sie unsere Website erreicht haben (z. B. utm_*, gclid, oppref, msclkid), die Einstiegsseite, den Referrer, Gerätetyp, Betriebssystem, Browser, Bildschirmgrösse, Browsersprache und Zeitzone sowie – serverseitig ermittelt – den ungefähren Standort (Land, Region, Stadt) und die IP-Adresse. Wir verwenden diese Daten, um zu verstehen, über welche Kanäle Anfragen entstehen, um Werbekampagnen auszuwerten und um Missbrauch zu erkennen. Die Daten werden mit der Anfrage gespeichert und nicht an Werbeplattformen weitergegeben; Conversion-Meldungen an Google Ads oder OpenAI erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner.

Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Offertanfragen, Auftragsdaten, Korrespondenz, Rechnungen und Zahlungsinformationen können aus Vertrags-, Nachweis-, Steuer- und Buchhaltungsgründen länger aufbewahrt werden.

Arbeitsdateien, hochgeladene Dokumente und nicht mehr benötigte Unterlagen löschen wir auf Wunsch, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.

Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten, insbesondere gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Offenlegung. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Übertragung, Schutz vor Spam und Missbrauch, interne Vertraulichkeitsregeln und beschränkter Zugriff auf Auftragsunterlagen.

Trotz sorgfältiger Schutzmassnahmen kann die Datenübertragung im Internet, insbesondere per E-Mail oder Messenger, Sicherheitsrisiken enthalten. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Dienstleister und Auftragsbearbeiter

Wir können technische und organisatorische Dienstleister einsetzen, insbesondere für Hosting, Sicherheitsdienste, Formularverarbeitung, Dateiablage, E-Mail-Versand, Kommunikation, Analyse, Marketing, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Kundenverwaltung. Dienstleister erhalten nur jene Daten, die für ihre Aufgabe erforderlich sind.

Aktuell bzw. je nach Konfiguration können insbesondere folgende Kategorien relevant sein:

Cloudflare für Hosting, Sicherheitsfunktionen, Formularschutz und Dateiablage.
Cloudflare Turnstile zum Schutz von Formularen vor Spam und automatisiertem Missbrauch.
Resend oder vergleichbare E-Mail-Dienstleister für Formular- und System-E-Mails.
Google Tag Manager, Google Analytics und Google Ads, soweit Analyse- oder Marketing-Tags aktiviert sind und die entsprechende Einwilligung vorliegt.
WhatsApp Business / Meta, wenn Sie mit uns über WhatsApp kommunizieren.
Zahlungsdienstleister, soweit Zahlungen über externe Anbieter abgewickelt werden.
Übersetzer, Revisoren, Notare, Versand- und Beglaubigungsstellen, soweit dies zur Leistungserbringung notwendig ist.

Datenübermittlung ins Ausland

Personendaten können auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden, insbesondere wenn Dienstleister, Kommunikationsanbieter, Marketingdienste oder Auftragsbeteiligte im Ausland eingesetzt werden. In solchen Fällen achten wir auf geeignete rechtliche Grundlagen und Schutzmassnahmen, zum Beispiel Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln, vertragliche Datenschutzpflichten oder ausdrückliche Einwilligung, soweit erforderlich.

Unsere Website verwendet notwendige Technologien für Betrieb, Sicherheit und Cookie-Einwilligung. Für Analyse- und Marketingzwecke kann Google Tag Manager eingesetzt werden. Standardmässig werden Analyse- und Marketing-Speicher zunächst blockiert. Erst nach Zustimmung im Cookie-Banner können entsprechende Tags aktiviert werden.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Google Tag Manager, Google Analytics und Google Ads

Wir können Google Tag Manager verwenden, um Website-Tags zentral zu verwalten. Je nach Konfiguration können darüber Google Analytics, Google Ads Conversion Tracking oder vergleichbare Dienste eingebunden werden. Diese Dienste helfen uns, die Nutzung der Website, die Wirksamkeit von Werbeanzeigen und erfolgreiche Formularanfragen zu messen.

Analyse- und Marketing-Tags sollen nur entsprechend Ihrer Cookie-Auswahl und den jeweils geltenden Einwilligungseinstellungen ausgelöst werden. Die konkrete technische Auslösung hängt zusätzlich von der Konfiguration im Google Tag Manager ab.

Weitere Dienste, soweit eingesetzt

Wir können die Website künftig erweitern und zusätzliche Dienste einsetzen, zum Beispiel Google Maps, YouTube, reCAPTCHA, Hotjar oder vergleichbare Analyse-, Sicherheits-, Karten-, Video-, Chat-, Zahlungs-, Bewerbungs- oder Marketingdienste. Diese Dienste werden nur eingesetzt, soweit sie auf der Website tatsächlich aktiviert sind oder für eine bestimmte Funktion benötigt werden. Soweit erforderlich, informieren wir darüber in dieser Datenschutzerklärung, in der Cookie-Richtlinie oder im Rahmen der Einwilligung.

Kostenpflichtige Leistungen und Zahlungen

Für kostenpflichtige Leistungen bearbeiten wir Daten, die für Angebot, Vertragsabschluss, Leistungserbringung, Rechnungsstellung, Zahlung, Buchhaltung und Nachweisführung erforderlich sind. Wenn externe Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, gelten zusätzlich deren eigene Vertrags- und Datenschutzbestimmungen.

Ihre Rechte

Sie können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts Auskunft über Ihre Personendaten verlangen sowie deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Herausgabe oder Übertragung verlangen. Sie können ausserdem einer Bearbeitung widersprechen oder eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@unitranslate.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen, wenn dies zum Schutz Ihrer Daten erforderlich ist.

Externe Links

Unsere Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für deren Inhalte und Datenschutzpraktiken sind die jeweiligen Betreiber verantwortlich.

Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

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